Datenschutzhinweise zur Datenannahme
Stand und Testbetrieb
Diese Hinweise beschreiben die vorliegende Testfassung, Version 2026-10-21-test-1. Öffentliche Cloud-Uploads bleiben bis zur Prüfung der tatsächlichen Konfiguration geschlossen. Im lokalen Test liegen Daten auf dem jeweiligen Testrechner. Die produktive Erklärung wird vor Freischaltung an die freigegebenen Speicherorte, Verträge, Kontaktstellen und Dienste angepasst.
Wer verantwortlich ist
Verantwortlich ist new copy store AG, Rorschacher Strasse 152, 9006 St. Gallen, Schweiz; Kontakt: sg@newcopystore.ch, +41 71 246 31 91. Bei Anliegen zur Auskunft, Berichtigung oder Löschung nennen Sie nach Möglichkeit Ihre Auftragsnummer. Wir prüfen erforderlichenfalls Ihre Berechtigung, bevor wir Informationen herausgeben.
Welche Daten wir bearbeiten
Für die Anfrage erfassen wir die ausgewählte Filiale, Name beziehungsweise Firma, freiwillig E-Mail und Telefon, Auftragsbeschreibung und die hochgeladenen Dateien. Dazu kommen Auftragsnummer, Eingang und Ablaufzeit sowie die bestätigten Fassungen der Uploadbedingungen und Datenschutzhinweise. Bei Mitarbeitenden bearbeiten wir Zugang und Filialrolle. Ein internes Protokoll erfasst sicherheits- und auftragsbezogene Handlungen wie Anmeldung, Statuswechsel, Dateiprüfung und Download.
Wofür die Daten benötigt werden
Die Angaben dienen der Annahme, Zuordnung, Prüfung und Bearbeitung Ihrer Anfrage, der Rückfrage zu Druckwünschen und der Absicherung des Dienstes. Der Upload allein bewirkt keine Werbung und kein Training eines KI-Modells. Soweit die DSGVO auf eine konkrete Bearbeitung anwendbar ist, kommen insbesondere vorvertragliche oder vertragliche Bearbeitungen sowie berechtigte Interessen an einem sicheren Betrieb in Betracht; eine darüber hinaus erforderliche Einwilligung wird gesondert eingeholt.
Wer Zugriff erhalten kann
Berechtigte Mitarbeitende der zugeordneten Filiale bearbeiten die Anfrage. St. Gallen und Verkauf können filialübergreifend zuordnen und unterstützen. Technische Auftragsbearbeiter können soweit nötig beteiligt sein. Die öffentliche Testseite unter upload-test.newcopystore.com wird bereits über Cloudflare ausgeliefert. Dabei erhält Cloudflare technische Verbindungs- und Sicherheitsdaten, etwa die IP-Adresse und angeforderte URLs. Kunden-Uploads und die Cloud-Mitarbeiteranmeldung sind noch gesperrt. Für den späteren Betrieb sind zusätzlich geschützte Auftragsdaten und private Dateispeicherung bei Cloudflare vorgesehen. Im lokalen Test wird keine solche Cloud-Dateiablage benutzt. Zugriffe sind rollenbezogen und werden protokolliert.
Speicherort und internationale Bearbeitungen
Für die neue Testanwendung wurden ein privater R2-Dateispeicher und eine D1-Datenbank mit EU-Jurisdiktion eingerichtet; öffentliche Dateiübertragungen bleiben gesperrt. Dies ist keine Zusage einer ausschliesslichen Bearbeitung in der Schweiz oder einer EU-Bindung sämtlicher Begleitdienste. Cloudflare ist ein international tätiger Anbieter; technische Verarbeitung, Support und Unterauftragsbearbeiter können weitere Länder betreffen, insbesondere die USA. Vor einem Produktivstart werden die tatsächlich beteiligten Empfängerstaaten und die einschlägigen Schutzgrundlagen dokumentiert, einschliesslich vertraglicher Garantien oder anderer anwendbarer Übermittlungsgrundlagen. Der lokale Test überträgt die Dateien nicht an Cloudflare.
Wie lange Daten verfügbar bleiben
Vorgeschlagen sind 30 Tage für Online-Anfragen und Dateien sowie 90 Tage für das interne Ereignisprotokoll. Im Test zeigt die Anwendung die konfigurierte Frist an und sperrt abgelaufene Aufträge. Die eingerichtete Bereinigung entfernt abgelaufene Testdaten. Vor Produktivstart werden Bereinigung und Wiederherstellung geprüft. Lokal in den betrieblichen Auftragsordner übernommene Unterlagen, gesetzlich aufzubewahrende Geschäftsdokumente sowie Sicherungskopien unterliegen gesonderten festzulegenden Fristen; eine Löschung im Portal löscht nicht automatisch alle betrieblichen Kopien.
Technisch notwendige Funktionen
Die Testanwendung enthält keine Marketinganalyse und keine Werbepixel. Im lokalen Mitarbeiterbereich wird ein technisch notwendiges Sitzungscookie verwendet. Für den Cloud-Betrieb sind Cloudflare Access und Turnstile vorgesehen. Turnstile prüft die Zulässigkeit der Übermittlung; die Serverprüfung muss aktiviert sein. Bereits beim Abruf der öffentlichen Testseite bearbeitet Cloudflare technische Verbindungs- und Sicherheitsdaten. Die eigenen Auftragsprotokolle und deren Fristen sind von zusätzlichen Plattformprotokollen zu unterscheiden; deren Zugriff und Aufbewahrung werden vor dem Kundeneinsatz geprüft. Eine allfällige spätere zusätzliche Analyse oder ein weiterer Dienst wird vor dessen Nutzung gesondert beschrieben.
In dieser Testfassung ist WhatsApp nicht angebunden. Es werden keine WhatsApp-Nachrichten automatisch eingelesen oder versendet. Vor einer Aktivierung werden Geschäftsnummer, Anbieter, Datenfluss, Empfänger, Länder und die dafür geltenden Datenschutzhinweise ergänzt.
Ihre Anliegen und Rechte
Sie können sich an die verantwortliche Firma wenden, um Auskunft über die Bearbeitung Ihrer Personendaten und die gesetzlich vorgesehenen weiteren Rechte geltend zu machen. Dazu können je nach anwendbarem Recht Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenherausgabe oder Widerspruch gehören. Rechte und Ausnahmen werden anhand des anwendbaren Rechts geprüft. Sie können sich auch an den Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten beziehungsweise eine zuständige europäische Aufsichtsbehörde wenden.
Sicherheit und Inhalte
Die Anwendung setzt rollenbezogene Zugriffe, serverseitige Eingabeprüfung und Quarantäne für Dateien ein. Im Produktivbetrieb erfolgt der Transport über HTTPS. Schutzmassnahmen reduzieren Risiken, können Angriffe oder Datenverluste aber nicht mit absoluter Sicherheit ausschliessen. Verwenden Sie die Testfassung ausschliesslich mit Testdateien und übermitteln Sie dort keine besonders schützenswerten oder vertraulichen Echtdaten.
Änderungen
Bei geänderten Datenflüssen werden diese Hinweise aktualisiert. Die bei einer Übermittlung verwendete Version wird beim Auftrag gespeichert. Eine Kenntnisnahme dieser Information ist keine pauschale Einwilligung in beliebige weitere Verwendungen.